Kiến thức, Tin Tức, Tin tức tổng hợp
Shipping Marks là gì trong xuất nhập khẩu?
Th5
Trong hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa, mọi chi tiết dù nhỏ nhất đều có vai trò quan trọng để đảm bảo quá trình vận chuyển diễn ra an toàn và hiệu quả. Một trong những yếu tố không thể thiếu đó chính là Shipping Marks – dấu hiệu nhận biết hàng hóa trong quá trình vận chuyển quốc tế. Đây không chỉ là những ký hiệu đơn thuần mà còn là “chìa khóa” giúp nhận diện, theo dõi và quản lý hàng hóa xuyên suốt chuỗi cung ứng toàn cầu.
Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ về khái niệm Shipping Marks, các loại, cấu trúc, tầm quan trọng cũng như quy trình gắn Shipping Marks đúng cách. Từ đó, doanh nghiệp có thể tránh được những sai lầm thường gặp và tuân thủ đúng quy định về Shipping Marks trong hoạt động xuất nhập khẩu tại Việt Nam.
Shipping Marks Là Gì?
Định nghĩa
Shipping Marks (dấu hiệu vận chuyển) là những ký hiệu, số, chữ được in, dán hoặc đánh dấu lên bao bì, kiện hàng nhằm mục đích nhận biết và theo dõi hàng hóa trong quá trình vận chuyển từ nơi gửi đến nơi nhận. Đây là một phần không thể thiếu trong hệ thống tài liệu xuất nhập khẩu và được sử dụng bởi tất cả các bên liên quan trong chuỗi logistics.
Shipping Marks có nguồn gốc từ thời kỳ thương mại hàng hải cổ đại, khi các thương nhân cần phân biệt hàng hóa của mình với hàng hóa của người khác trên cùng một tàu. Ban đầu, các dấu hiệu này khá đơn giản, chỉ là biểu tượng hoặc chữ cái đơn lẻ. Theo thời gian, cùng với sự phát triển của thương mại quốc tế, Shipping Marks đã trở nên phức tạp hơn, chứa nhiều thông tin hơn và được chuẩn hóa để đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của hoạt động xuất nhập khẩu hiện đại.
Trong quy trình xuất nhập khẩu, Shipping Marks đóng vai trò như “chứng minh thư” của hàng hóa, giúp:
- Nhận diện nhanh chóng người gửi, người nhận và điểm đến của hàng hóa
- Theo dõi hành trình di chuyển của hàng hóa
- Phân loại và sắp xếp hàng hóa trong kho bãi, container
- Kiểm tra đối chiếu giữa thực tế hàng hóa và chứng từ
- Đáp ứng yêu cầu thủ tục hải quan tại các quốc gia
Các loại Shipping Marks phổ biến
Standard shipping marks (Dấu hiệu tiêu chuẩn)
Đây là loại dấu hiệu cơ bản, chứa các thông tin thiết yếu nhất để nhận biết lô hàng, bao gồm:
- Tên người nhận hàng hoặc viết tắt
- Số tham chiếu của đơn hàng/hợp đồng
- Cảng đích/điểm đến
- Số thứ tự của kiện hàng trong tổng số kiện
Ví dụ: ABC CO., LTD ORDER NO: 12345 DESTINATION: HO CHI MINH CITY, VIETNAM CARTON NO: 1/50
Informative marks (Dấu hiệu thông tin)
Cung cấp thêm thông tin chi tiết về hàng hóa như:
- Trọng lượng tịnh và tổng
- Kích thước kiện hàng
- Mã số sản phẩm
- Ngày sản xuất và hạn sử dụng (với hàng hóa có thời hạn)
Cautionary marks (Dấu hiệu cảnh báo)
Là những biểu tượng cảnh báo đặc biệt, thông báo về tính chất của hàng hóa và cách thức xử lý cẩn thận:
- Hàng dễ vỡ (Fragile)
- Không được làm ướt (Keep dry)
- Hướng xếp hàng (This side up)
- Hàng nguy hiểm (Dangerous goods)
Handling marks (Dấu hiệu xử lý)
Chỉ dẫn cách thức bốc dỡ, vận chuyển và bảo quản hàng hóa:
- Nhiệt độ bảo quản
- Không xếp chồng (Do not stack)
- Sử dụng xe nâng (Use forklift here)
- Giới hạn xếp chồng (Maximum stacking)
Cấu trúc của một Shipping Mark chuẩn
Một Shipping Mark chuẩn thường bao gồm các thành phần sau:
Thông tin người nhận hàng
- Tên đầy đủ hoặc viết tắt của người nhận
- Mã số khách hàng (nếu có)
- Đôi khi có thể có logo công ty
Số hiệu container/lô hàng
- Số tham chiếu của đơn hàng/hợp đồng
- Số vận đơn (Bill of Lading number)
- Số container
Điểm đến/Cảng đích
- Tên cảng đích hoặc địa điểm giao hàng cuối cùng
- Mã cảng quốc tế (nếu cần thiết)
Kích thước và trọng lượng
- Trọng lượng tịnh (Net weight)
- Trọng lượng tổng (Gross weight)
- Kích thước kiện hàng (Length x Width x Height)
Các ký hiệu đặc biệt khác
- Số thứ tự kiện hàng (ví dụ: 1/100, 2/100…)
- Mã vạch hoặc mã QR (nếu sử dụng)
- Ký hiệu xử lý đặc biệt
- Thông tin về xuất xứ hàng hóa
Tầm quan trọng của Shipping Marks
Nhận diện và theo dõi hàng hóa
Shipping Marks giúp các bên liên quan dễ dàng nhận diện hàng hóa trong suốt quá trình vận chuyển. Nhờ đó, việc theo dõi vị trí và trạng thái của hàng hóa trở nên đơn giản hơn, đặc biệt là trong trường hợp có nhiều lô hàng cùng được vận chuyển trên một phương tiện.
Tránh nhầm lẫn và thất lạc
Với khối lượng hàng hóa khổng lồ được vận chuyển hàng ngày trên toàn cầu, việc nhầm lẫn hoặc thất lạc hàng hóa là điều khó tránh khỏi. Shipping Marks chính là giải pháp hữu hiệu giúp giảm thiểu rủi ro này, đảm bảo hàng hóa được giao đúng nơi, đúng người nhận.
Đáp ứng yêu cầu pháp lý và hải quan
Tại nhiều quốc gia, việc gắn Shipping Marks đúng quy định là yêu cầu bắt buộc về mặt pháp lý. Hải quan sử dụng thông tin này để kiểm tra, đối chiếu với chứng từ và xác nhận tính chính xác của lô hàng. Thiếu hoặc sai sót trong Shipping Marks có thể dẫn đến chậm trễ thông quan hoặc thậm chí bị từ chối nhập khẩu.
Hỗ trợ quá trình logistics
Shipping Marks không chỉ hỗ trợ việc nhận diện hàng hóa mà còn cung cấp thông tin quan trọng cho việc quy hoạch kho bãi, sắp xếp container và lên kế hoạch vận chuyển. Ví dụ, các dấu hiệu cảnh báo về hàng dễ vỡ hoặc hướng xếp hàng giúp nhân viên logistics xử lý hàng hóa một cách thích hợp.
Quy trình gắn Shipping Marks
Thời điểm cần gắn Shipping Marks
Shipping Marks cần được gắn ngay sau khi hoàn tất đóng gói sản phẩm và trước khi bàn giao cho đơn vị vận chuyển. Lý tưởng nhất là thực hiện việc này tại kho hàng của người gửi, nơi có thể kiểm soát được chất lượng và độ chính xác của thông tin.
Phương pháp và vật liệu sử dụng
Có nhiều phương pháp gắn Shipping Marks tùy thuộc vào loại hàng hóa và yêu cầu cụ thể:
- In trực tiếp lên bao bì: Phù hợp với thùng carton, bao bì giấy
- Sử dụng nhãn dán: Linh hoạt, dễ thay đổi, phù hợp với nhiều loại bề mặt
- Dập nổi: Thường áp dụng cho hàng hóa kim loại
- Đánh dấu bằng sơn hoặc mực không thấm nước: Phù hợp với hàng hóa vận chuyển đường biển
Vật liệu sử dụng cần đảm bảo:
- Chịu được tác động của thời tiết và môi trường vận chuyển
- Không bị mờ hoặc phai màu trong quá trình vận chuyển
- Dễ nhìn và dễ đọc ngay cả trong điều kiện ánh sáng hạn chế
Vị trí gắn Shipping Marks trên kiện hàng
Vị trí gắn Shipping Marks cần đáp ứng các yêu cầu sau:
- Dễ nhìn thấy khi kiện hàng được xếp chồng hoặc đặt cạnh nhau
- Nên gắn trên ít nhất hai mặt đối diện của kiện hàng
- Với container, thường gắn ở cửa container và hai bên hông
- Tránh gắn ở vị trí dễ bị che khuất hoặc hư hỏng trong quá trình vận chuyển
Các lưu ý khi gắn Shipping Marks
- Đảm bảo thông tin chính xác và trùng khớp với chứng từ
- Sử dụng font chữ và kích thước dễ đọc (thông thường từ 3-5cm)
- Đảm bảo độ tương phản giữa chữ và nền để dễ nhận biết
- Nếu hàng hóa đi qua nhiều quốc gia, nên sử dụng tiếng Anh hoặc các ký hiệu quốc tế
- Với hàng nguy hiểm, phải tuân thủ quy định đặc biệt về dấu hiệu cảnh báo
Những sai lầm thường gặp với Shipping Marks
Thiếu thông tin quan trọng
Một trong những sai lầm phổ biến nhất là thiếu các thông tin cơ bản như số tham chiếu đơn hàng, điểm đến hoặc số thứ tự kiện hàng. Việc này có thể gây khó khăn trong quá trình nhận diện và theo dõi hàng hóa, đặc biệt khi có sự cố xảy ra.
Ghi chú không rõ ràng hoặc mờ nhạt
Sử dụng bút mực có chất lượng kém, viết tay không rõ ràng hoặc in với độ phân giải thấp có thể khiến thông tin trở nên khó đọc sau một thời gian vận chuyển, đặc biệt khi hàng hóa phải trải qua điều kiện thời tiết khắc nghiệt.
Sử dụng vật liệu không phù hợp
Lựa chọn vật liệu không phù hợp với điều kiện vận chuyển như sử dụng nhãn giấy thường cho hàng hóa vận chuyển đường biển có thể dẫn đến tình trạng nhãn bị hư hỏng, thông tin bị mất.
Không tuân thủ tiêu chuẩn quốc tế
Mỗi quốc gia có thể có quy định riêng về Shipping Marks, đặc biệt là với hàng hóa đặc biệt như hàng nguy hiểm, thực phẩm hoặc dược phẩm. Việc không tuân thủ các tiêu chuẩn này có thể dẫn đến chậm trễ trong thông quan hoặc thậm chí bị từ chối nhập khẩu.
Quy định về Shipping Marks trong xuất nhập khẩu Việt Nam
Các văn bản pháp luật liên quan
Tại Việt Nam, các quy định về Shipping Marks được đề cập trong nhiều văn bản pháp luật như:
- Luật Hải quan số 54/2014/QH13
- Nghị định 08/2015/NĐ-CP quy định chi tiết và biện pháp thi hành Luật Hải quan
- Thông tư 38/2015/TT-BTC hướng dẫn về thủ tục hải quan
- Tiêu chuẩn quốc gia TCVN về ghi nhãn hàng hóa
Yêu cầu cụ thể cho hàng xuất khẩu
Đối với hàng xuất khẩu từ Việt Nam, Shipping Marks cần đáp ứng các yêu cầu sau:
- Phải ghi rõ tên người nhận, địa chỉ, cảng đích, số đơn hàng
- Đối với hàng hóa đặc biệt (như thủy sản, nông sản), cần có thêm thông tin về nguồn gốc xuất xứ, ngày sản xuất
- Với hàng nguy hiểm, phải tuân thủ quy định quốc tế về dấu hiệu cảnh báo
- Thông tin phải trùng khớp với các thông tin khai báo trong tờ khai hải quan xuất khẩu
Yêu cầu cụ thể cho hàng nhập khẩu
Đối với hàng nhập khẩu vào Việt Nam:
- Shipping Marks phải rõ ràng và trùng khớp với chứng từ nhập khẩu
- Với hàng tiêu dùng, cần có thêm thông tin về xuất xứ bằng tiếng Việt
- Hàng hóa đặc biệt như thực phẩm, dược phẩm, mỹ phẩm cần có thêm thông tin về thành phần, hạn sử dụng
- Đối với container nguyên, cần có số container và seal trùng khớp với vận đơn
So sánh với tiêu chuẩn quốc tế
Nhìn chung, quy định về Shipping Marks của Việt Nam khá tương đồng với tiêu chuẩn quốc tế, đặc biệt là các tiêu chuẩn của Tổ chức Hải quan Thế giới (WCO). Tuy nhiên, có một số điểm đặc thù như:
- Yêu cầu thông tin bằng tiếng Việt đối với một số loại hàng hóa nhập khẩu
- Quy định chặt chẽ hơn về thông tin xuất xứ đối với hàng xuất khẩu để đáp ứng yêu cầu về quy tắc xuất xứ trong các hiệp định thương mại tự do (FTA)
- Một số ngành hàng đặc thù có quy định riêng về thông tin trên Shipping Marks, như dệt may, thủy sản, nông sản
Shipping Marks đóng vai trò quan trọng trong chuỗi cung ứng toàn cầu, không chỉ là công cụ nhận diện và theo dõi hàng hóa mà còn là yếu tố đảm bảo tuân thủ các quy định pháp lý trong xuất nhập khẩu. Việc hiểu rõ và áp dụng đúng các quy định về Shipping Marks sẽ giúp doanh nghiệp tránh được những rủi ro không đáng có, đồng thời tối ưu hóa quá trình logistics của mình.
Đối với các doanh nghiệp xuất nhập khẩu Việt Nam, việc nắm vững không chỉ quy định trong nước mà còn cả tiêu chuẩn quốc tế về Shipping Marks là điều cần thiết, đặc biệt trong bối cảnh hội nhập kinh tế sâu rộng hiện nay. Một Shipping Mark đúng chuẩn không chỉ giúp hàng hóa di chuyển thuận lợi mà còn là yếu tố xây dựng uy tín và thương hiệu của doanh nghiệp trên thị trường quốc tế.
Hãy coi Shipping Marks như “hộ chiếu” của hàng hóa – một yếu tố nhỏ nhưng có vai trò quyết định đến thành công của toàn bộ quy trình xuất nhập khẩu.
Giayinnhiet.vn chuyên in tem nhãn cung cấp sản phẩm nổi bật trên các lĩnh vực
IN TEM NIÊM PHONG, TEM HOLOGRAM
TEM NHÃN CHO MÔI TRƯỜNG ĐẶC BIỆT
HỘP MỀM
Các thế mạnh của Basis khi mong muốn hợp tác với các bạn:
02 NHÀ MÁY SẢN XUẤT QUY MÔ LỚN
NĂNG LỰC XỬ LÝ ĐƠN HÀNG ĐẠT HƠN 1.000.000 M2/THÁNG
KINH NGHIỆM DÀY DẶN VỚI NGÀNH IN ẤN VÀ TEM NHÃN TRÊN 10 NĂM
KINH NGHIỆM PHỤC VỤ CÁC ĐỐI TÁC LỚN/NHỎ TOÀN QUỐC
ĐẠT TIÊU CHUẨN ISO 9001:2015 VÀO NĂM 2022
LIÊN HỆ ĐỂ NHẬN BÁO GIÁ
Giayinnhiet.vn là đơn vị chuyên cung cấp các loại giấy in nhiệt chất lượng cao và dịch vụ in tem nhãn giá rẻ với công nghệ in ấn sản xuất hiện đại nhất. Chúng tôi cam kết đem đến cho khách hàng sản phẩm và dịch vụ tốt nhất với mức giá cạnh tranh trên thị trường in tem offset cuộn”. Với đội ngũ nhân viên tư vấn nhiệt tình và kinh nghiệm, chúng tôi sẽ giúp quý khách hàng tìm được giải pháp in ấn phù hợp nhất với nhu cầu của mình. Hãy liên hệ với giayinnhiet.vn ngay để được tư vấn và nhận báo giá tốt nhất in tem offset cuộn.
HOTLINE: 0932953111
ĐỊA CHỈ: XƯỞNG SẢN XUẤT LÔ LV-1 CỤM CN TẬP TRUNG LÀNG NGHỀ TÂN TRIỀU, THANH TRÌ, HÀ NỘI
EMAIL: TRUMGIAYIN@GMAIL.COM
Fanpage: Trùm giấy in
Xem ngay các sản phẩm giấy in nhiệt tại đây!
